جعبه هایی برای نگهداری اسناد و اوراق

2024 نویسنده: Sierra Becker | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2024-02-26 04:50

ترتیب در اسناد برای نتایج بهینه و سریع کار مهم است. این به شما امکان می دهد تا به سرعت مقالات لازم را پیدا کنید و همچنین از آنها در برابر تأثیر عوامل خارجی محافظت کنید. برای اطمینان از سیستماتیک و ایمنی اسناد، باید بدانید که چگونه آنها را به درستی بایگانی کنید و چه ابزارهایی برای این کار مورد نیاز است.

بایگانی سند

هر حوزه ای از زندگی انسان از تولد تا آخرین روز با کاغذبازی همراه است. آنها می توانند اهمیت، ارزش، مدت زمان نگهداری متفاوتی داشته باشند. اما این واقعیت که بیشتر آنها باید برای مدت معینی در شرایط مناسب نگهداری شوند یک واقعیت است. برای اطمینان از ذخیره طولانی مدت اوراق، از جعبه هایی برای نگهداری اسناد استفاده کنید. امروزه می توان آنها را به صورت رایگان خریداری کرد یا با دست ساخت.

ارتباط ذخیره سازی کاغذ

همیشه نیاز به ذخیره نسخه های اصلی و کپی وجود دارد.

• کوچک، متوسط وشرکت های بزرگ، در سازمان های دولتی، بایگانی یک الزام قانونی است.
• در دفتر، به ویژه در شرکت‌های منابع انسانی، حسابداری، تجاری، این به شما امکان می‌دهد فرآیند کار را بهینه کنید، محل کار را تخلیه کنید و از تداوم عملکردها برای کارکنان جدید و فعلی اطمینان حاصل کنید.
• در خانه، این امر نظم و توانایی یافتن اوراق لازم را در زمان مناسب، از جمله در شرایط اضطراری، تضمین می کند.

لوازم جانبی بایگانی

جعبه های ذخیره اسناد بیشتر برای صرفه جویی در کاغذ استفاده می شود. امروز، صفحات خالی برای آنها برای فروش رایگان در دسترس است. به عنوان یک قاعده، آنها برای مقالات A4 ارائه می شوند. اما اندازه های دیگری نیز وجود دارد. برخی از تولیدکنندگان جعبه های کاغذی خاصی را به مصرف کنندگان ارائه می دهند که می توان چندین جعبه کاغذ را در آنها ذخیره کرد. آنها بدون مونتاژ فروخته می شوند و یک دستورالعمل ساده مونتاژ آنها را برای هر خریدار آسان می کند. استفاده از چنین جعبه هایی به شما امکان می دهد از شر اوراق تجاری غیر ضروری خلاص شوید و در صورت لزوم به سرعت سند مناسب را پیدا کنید. فرمت جعبه به درستی انتخاب شده به شما امکان می دهد مسئله فضا را به طور بهینه حل کنید و مواد ارزشمند را برای مدت طولانی ذخیره کنید. و ساختار واضح نسخه های اصلی و کپی در برخی مواقع سرعت انجام کارها را توسط کارمندان افزایش می دهد.

صرفه جویی در امور اداری در دفتر

جعبه های مقوایی بهترین انتخاب برای محافظت از کاغذها در برابر عوامل موجود در محیط کار است.ذخیره سازی اسناد برای استفاده از آنها باید مطالب را به گروه های موضوعی تقسیم کرد و یا به صورت عمده یا در فایل های جداگانه و یا در پوشه ها، پوشه ها یا انواع دیگر آنها جمع آوری کرد. و سپس جعبه ها را مطابق با ابعاد مورد نیاز بردارید. آنها ارزان هستند، بنابراین می توانید مقدار مورد نیاز خود را خریداری کنید. جعبه ها با جادار بودن، دوام و سازگاری با محیط زیست مشخص می شوند. شیارهای دستی برداشتن و حمل آن را آسان می کند، در حالی که درب آن (لوله دار یا قابل جابجایی) گرد و غبار را از آن دور نگه می دارد. در بیرون روی مقوا می توانید نوع اسناد را امضا کنید. به عنوان یک قاعده، جعبه‌های ذخیره‌سازی اداری بدون مونتاژ با دستورالعمل‌های گرافیکی چاپ شده فروخته می‌شوند، بنابراین می‌توان آن‌ها را به راحتی مونتاژ و جدا کرد و در صورت لزوم در مکانی خلوت پنهان کرد.

تحویل اسناد برای پس انداز طولانی مدت

هیچ یک سازمان دولتی یا شرکت خصوصی که تجارت جدی انجام می دهد نمی تواند بدون بایگانی اسناد انجام دهد. اسناد اداری، مالیاتی، پرسنلی، حسابداری و سایر اسناد دارای دوره ذخیره سازی متفاوتی هستند که توسط لیست شماره 578 تنظیم می شود. این یک روش اجباری است که اغلب یک دوره پس انداز نسبتاً طولانی (تا 75 سال) را ارائه می دهد. در این حالت، کلیه اوراق مرتب شده، در جعبه ها قرار داده می شود و به محل در نظر گرفته شده برای این منظور تحویل داده می شود. در این مورد الزامات ویژه ای برای جعبه ها وجود دارد: آنها باید از مقوای بادوام ساخته شوند (در حالت ایده آل، اگر آنها نیاز GOST را برآورده کنند، آنها نیز دارند.مشابه دوره گارانتی مشخص شده). در این صورت بهتر است از جعبه های آرشیوی برای نگهداری اسناد و جعبه های مقوایی استفاده شود. دومی ظرف چند ظروف برای کاغذ است. آنها دارای رشته هایی هستند که برای ذخیره سازی طولانی مدت در نظر گرفته شده اند.

برای راحتی، می توانید جعبه هایی را برای نگهداری عمودی و افقی مواد نیز بردارید. همچنین باید در نظر داشت که شرکت های خصوصی وجود دارند که با توجه به ابعاد ارائه شده توسط مشتری، آماده ساخت ظروف برای کاغذ هستند.

آرشیو صفحه اصلی

هر بزرگسال باید نگران نگه داشتن کاغذهای مهم در دیوارهای خانه خود باشد. از این گذشته، اغلب شما باید مدارکی را ارائه دهید که تأیید کننده هویت، تحصیلات، مالکیت اموال و غیره باشد. برای اینکه از هزینه های مالی غیرضروری جلوگیری کنید و بتوانید از حقوق خود استفاده کنید، باید کارت های گارانتی لوازم خانگی، دفترچه راهنمای آن را نگه دارید. عملیات، رسید خرید. در مواقع اضطراری ممکن است به اسناد نیاز فوری باشد: در صورت خروج ناگهانی، آتش سوزی، بلایای طبیعی، تخلیه جمعیت…

اصل و کپی اوراق بهادار باید در یک مکان، پنهان از چشمان کنجکاو، مرتب شده و در برابر عوامل خارجی محافظت شود. اگر جعبه ای برای نگهداری اسناد در منزل برای این منظور تهیه شود خوب است. می توان آن را خریداری کرد، با خرید یک جعبه مقوایی در یک فروشگاه با قیمت کمی تهیه کرد، یا می توانید هر جعبه غیر ضروری را تنظیم کنید. اگر بایگانی نشده باشدنسخه های اصلی، جستجوی دردناک آنها تضمین می شود و بازسازی در صورت از دست دادن به زمان زیادی، مالی و مهمتر از همه اعصاب نیاز دارد.

سازمان ارزشهای خانه

برای خرید جعبه هایی برای نگهداری کاغذ و اسناد یا ساختن آنها، باید همه مواد را جدا کرده و آنها را به گروه ها دسته بندی کنید، به عنوان مثال:

• اسناد شخصی؛
• کاغذهای نشان دهنده مالکیت؛
• قراردادهای وام، پرداخت در معاملات؛
• مقالات در مورد وضعیت سلامت اعضای خانواده، معاینات انجام شده، نظرات پزشکان؛
• مواد تایید کننده پرداخت برای کالاها، کارت های گارانتی و غیره.

لازم است مدت اعتبار اوراق بهادار در نظر گرفته شود، زیرا ممکن است برخی از آنها در زمان تحلیل مرتبط نباشند.

نکاتی برای توزیع مواد

نسخه های اصلی و کپی ممکن است در اندازه متفاوت باشند، بنابراین جعبه های بایگانی نیز می توانند مطابقت داشته باشند. در این مورد، نسخه های اصلی را می توان مرتب کرد:

• به ترتیب اهمیت؛
• بر اساس اندازه;
• با توجه به دوره مربوط;
• بر اساس نوع (کار، خانه…)؛
• در رویدادها.

چنین نظام‌سازی در زمان جستجوی مقالات مناسب صرفه‌جویی می‌کند و از آنها در برابر کودکان، غریبه‌ها و عوامل خارجی محافظت می‌کند.

جعبه های ذخیره سازی DIY

تفاوت اصلی بین مواد خانوادگی و اداری اندازه آنهاست: در محل کاراین معمولا A4 است، در حالی که در خانه کاغذ بسیار متفاوت است. بنابراین، می توانید با دستان خود جعبه هایی برای ذخیره اسناد بسازید. چندین گزینه وجود دارد:

1. می توانید در هر بخش خانگی از سوپرمارکت یک عدد خالی بخرید و طبق دستورالعمل ها آن را مونتاژ کنید.
2. اگر به جعبه ای با اندازه های کوچک نیاز دارید، پس باید نقشه ها را بردارید، دانلود کنید، آنها را روی مقوا انتقال دهید و بچسبانید. اگر ابعاد مشخص شده برای کاربر مناسب نیست، می توانید نقاشی را روی کاغذ انتقال دهید و در عین حال ابعاد قطعه کار را چندین بار کاهش دهید.
3. ساده ترین گزینه این است که هر جعبه ای را که به آن نیاز ندارید بردارید و آن را برای نسخه اصلی در انبار قرار دهید.
4. مطابق نقاشی خود بسازید. بنابراین، به عنوان مثال، برای ساخت یک جعبه برای اسناد شخصی (گذرنامه، شناسنامه، حقوق، دیپلم تحصیلی)، باید 2 ورق کاغذ قوی (مقوا) بردارید، از هر کدام یک مربع به اندازه لازم برش دهید. 1.5 سانتی متر اضافی به یکی (برای درب) اضافه کنید. سپس هر ورق را از وسط و در امتداد مورب های مختلف تا کنید. در کل باید 3 خط وجود داشته باشد. در مرحله بعد، گوشه ها باید به مرکز خم شوند و سپس هر طرف باید تا شود تا لبه آن از وسط ورق عبور کند. مرحله آخر این است که جعبه کاغذ را در امتداد خطوط موجود جمع کنید و کناره ها را بچسبانید.

در عین حال، هر جعبه ای از این دست را می توان با استفاده از کاغذ رنگی، چسب، قیچی، طوری تزئین کرد که با رنگ داخلی مطابقت داشته باشد. "طاق های" پر شده باید دور از نور مستقیم خورشید، رطوبت و کودکان نگهداری شوند.

اسناد همراه زندگی انسان هستند. می توانید با کمک جعبه هایی برای ذخیره اسناد در بایگانی از ایمنی آنها اطمینان حاصل کنید و اگر وضعیت مالی اجازه این کار را نمی دهد ، می توانید آنها را خودتان با استفاده از مواد بداهه بسازید. و سپس فضایی آرام در محل کار و خانه فراهم می شود.